Die häufigsten Nachteile
Standardsoftware ist für einen breiten Markt gebaut, nicht für den eigenen Prozess. Passt der eigene Ablauf nicht ins vorgesehene Schema, bleibt oft nur, den Prozess an die Software anzupassen, statt umgekehrt. Dazu kommen laufende Lizenzkosten, die mit jedem zusätzlichen Nutzer steigen, und eine Abhängigkeit vom Anbieter: Ändert sich dessen Preismodell oder stellt er ein Feature ein, hat das Unternehmen kaum Einfluss darauf.
Wann sie trotzdem die richtige Wahl ist
Für Prozesse, die viele Unternehmen auf ähnliche Weise lösen müssen, etwa Buchhaltung oder Zeiterfassung, ist Standardsoftware fast immer die schnellere und günstigere Option. Der Entwicklungsaufwand für eine eigene Lösung lohnt sich nur, wenn der abgebildete Prozess speziell genug ist, dass keine fertige Software wirklich passt.
Wann sich der Wechsel lohnt
Ein Signal für den Wechsel ist, wenn eine Standardlösung über Jahre so stark angepasst und mit Workarounds versehen wurde, dass jedes Update sie wieder kaputt macht. Ein anderes ist, wenn ein zentraler Prozess weiterhin in Excel-Tabellen oder E-Mail-Ketten läuft, weil keine am Markt verfügbare Software wirklich dazu passt.